Aanvraagprocedure
1. Aanvragen dienen aan de richtlijnen van de Stichting te voldoen en binnen de door de Stichting gehanteerde categorieën te vallen.
2. Het Curatorium van de Stichting vergadert twee keer per jaar om binnengekomen aanvragen te beoordelen. Deze vergaderingen vinden plaats rond 1 mei en 1 november van ieder jaar.
3. Aanvragen die vóór 1 april of vóór 1 oktober door de Stichting ontvangen zijn worden op de eerstvolgende vergadering behandeld. Aanvragen die na deze data ontvangen worden zullen niet in behandeling worden genomen, maar kunnen (indien nog actueel) op verzoek van de aanvrager bij de daaropvolgende vergadering worden ingediend en behandeld. In uitzonderlijke gevallen kan een aanvraag tussentijds behandeld worden.
4. Wij stellen het op prijs uw aanvragen per e-mail (in PDF of Word formaat) te ontvangen. U kunt uw aanvraag sturen naar secretariaat@vandermandele.org
5. Uw aanvraagbrief dient de volgende informatie te bevatten:
- Een omschrijving van het te financieren project en hoe de bijdrage van de Van der Mandele Stichting aan het project bijdraagt.
- Overzicht van overige aangeschreven fondsen.
- Indien gebruik is gemaakt van een fondsenwervende instelling, nadere gegevens
- Overzicht van eerdere aanvragen aan de Stichting.
De volgende stukken dienen als bijlagen meegestuurd te worden.
- Ingevuld belegeidingsformulier. U kunt het invulbaar PDF formulier hier downloaden. Het formulier verschijnt in een nieuw tabblad. NB: bestand opslaan voordat u het invult. U kunt tevens een Word versie hier downloaden (bij gebruik van Chrome, rechter muisknop indrukken op de link en "link opslaan als" klikken om het formulier te downloaden).
- Begroting van het (volledige) project.
- Uittreksel van Kamer van Koophandel.
- Een (financieel) jaarverslag van het afgelopen jaar.
NB: Alleen complete aanvragen worden in behandeling genomen.
6. Ontvangen aanvragen worden door de Stichting geregistreerd. Er worden ontvangstbevestigingen gestuurd. Incomplete aanvragen kunnen door de Stichting als niet verzonden worden beschouwd.
7. Tijdens iedere vergadering beslist het Curatorium welke aanvragen worden toegekend en de hoogte van de toekenningen. Er is tegen deze beslissingen geen mogelijkheid tot beroep. Na afloop van iedere vergadering ontvangen alle aanvragers per e-mail bericht van de beslissing.
8. De toegekende bedragen worden uitgekeerd na de vergadering. Na toekenning zal ter verantwoording om nadere informatie worden gevraagd voordat het bedrag wordt uitgekeerd.
9. Naar aanleiding van de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming deelt het Curatorium mede dat het daarvan heeft kennisgenomen en de uitgangspunten en de beginselen van privacy volstrekt aanvaardt. Het Curatorium heeft daartoe aangenomen een besluitenlijst waarin vastgelegd is dat de aan de Stichting in het kader van een verzoek om financiële ondersteuning verstrekte documenten, en meer in het bijzonder daarin voorkomende gegevens van persoonlijke aard (zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mail adres) na beoordeling zullen worden bewaard tenzij de aanvragende partij uitdrukkelijk vraagt om teruggave. Deze gegevens worden in een ordner achter slot en grendel bewaard op het kantoor van de Stichting en de digitale stukken worden veilig opgeslagen en worden in beginsel niet aan derden getoond.
